Der Begriff „Outsourcing“ ist seit Jahren nicht mehr aus den Wirtschaftsnachrichten wegzudenken und wird kontrovers diskutiert.
Weniger geläufig und doch immer interessanter für Unternehmen wird das Thema Out-TASKING.
Diesem "kleinen Bruder" des Outsourcings möchte ich mich heute im Blog widmen.
Im Gegensatz zum Outsourcing werden beim Outtasking nicht komplette Geschäftsfelder langfristig ausgelagert, sondern – Sie ahnen es – Tasks, also Aufgaben oder einzelne Projekte. Den Umfang bestimmt der Auftraggeber. So bleibt er flexibel und kann sich bei Bedarfsschwankungen oder bei kurzfristigen personellen Engpässen passgenaue Unterstützung holen und dabei dennoch die Kontrolle behalten.
Es gibt unterschiedliche Gründe, aus denen Unternehmen Outtasking nutzen.
Im Wesentlichen geht es aber immer um einen oder mehrerer dieser Punkte, die alle mehr oder weniger
ineinander greifen:
1. ZEITERSPARNIS
Dass Zeit Geld ist, klingt abgedroschen.
Das macht es aber nicht unwahr.
Übertragt man Mitarbeitern Teil-Aufgaben oder die Steuerung ganzer Projekte, müssen sie Arbeitszeit investieren.
Handelt es sich hierbei um Bereiche,
die nicht regelmäßig anfallen oder sogar komplettes Neuland für denjenigen darstellen, steht der Arbeitsaufwand oft in keinem Verhältnis mehr zum Ergebnis und zur Rentabilität.
Ein externer Profi dagegen kennt sich in seinem Fachgebiet aus.
Er muss nicht erst aufwendig recherchieren, wie bestimmte Abläufe umzusetzen sind und mit welchen strategischen Partnern. Als Profi hat er bereits entsprechende Erfahrungen gemacht und benötigt dementsprechend weniger Zeit. Abgerechnet wird nur die tatsächliche Leistung.
2. FACHWISSEN
Wer in einem bestimmten Geschäftsfeld als Selbstständiger tätig ist, beherrscht sein Handwerk (oder Dienstleistung) in der Regel aus dem Effeff.
Durch dieses Know-How wird zum einen ein hoher Qualitätsstandard sichergestellt und zum anderen von Anfang an auch das Risiko ausgeschlossen, sich durch Unwissen in folgenschwere und kostenintensive Fallstricke zu verwickeln.
Auftraggeber profitieren aber nicht nur von dem Wissen und der Erfahrung, sondern auch vom Netzwerk des externen Anbieters. Häufig über Jahre gewachsene verlässliche Kooperationen statt „mal eben ins Blaue hinein einen Messebauer ergoogled“.
3. KONZENTRATION AUF KERNKOMPETENZEN
Es ist doch so:
Wenn uns Zahnschmerzen plagen, suchen wir früher oder später einen Zahnarzt auf. Beim Hausbau vertrauen wir einem Architekten oder lassen zumindest mal einen Statiker über die Baupläne schauen.
Im Geschäftsleben dagegen läuft es paradoxerweise manchmal ganz anders ab.
Ein Beispiel. Eine Großveranstaltung mit den wichtigsten Kunden des Unternehmens steht an. Es soll ein Event der Extraklasse mit Wow-Charakter werden, budgetiert wird fünfstellig. Die Außendarstellung und die Kunden liegen dem Unternehmen schließlich am Herzen. Eine eigene Veranstaltungsabteilung hat dieser Mittelständler nicht, dafür aber eine Idee: "unsere Frau Schmidt hat die letzte Weihnachtsfeier doch so toll organisiert". Und bevor sie weiß wie ihr geschieht, landet die Assistentin plötzlich auf dem Treppchen der Auserwählten ganz oben.
Neben der Tatsache, dass die Dame bereits eine wichtige Stelle bekleidet, die sie aus Unternehmersicht doch hoffentlich gänzlich ausfüllt, zeigt die Erfahrung, dass früher oder später doch noch auf externe Unterstützung zurückgegriffen wird weil man die Komplexität maßlos unterschätzt hat.
Oder im schlimmeren Fall, dass man dem eigentlich als Vorzeigeprojekt gedachten Auftritt die mangelnde Erfahrung oder fehlende Zeit leider schon von Weitem ansieht. Ernüchterung auf allen Seiten ist die Folge.
4. ENTLASTUNG INTERNER FACHKRÄFTE
Im Gegensatz zum vorangegangenen Beispiel verfügen vor allem große Unternehmen häufig über eigene Fachabteilungen, sei es im IT-, Marketing-, Personal-, PR- oder Eventmanagement-Bereich.
Aber auch die Mitarbeiter dieser Abteilungen haben nur begrenzte Kapazitäten.
Um Ideen zu entwickeln, motiviert und produktiv bei der Sache zu sein, muss man Luft zum Atmen haben. Bei einer zu hohen Projektdichte auf zu wenige Schultern
verteilt ist nur noch ein Abarbeiten des Nötigsten möglich und auf Dauer gerät die Motivation und die Stimmung im Unternehmen gewaltig ins Wanken.
Aus eigener Erfahrung als Projektmanagerin auf Unternehmensseite weiß ich, dass Outtasking eine hervorragende Lösung sein kann – um kurzfristige Auftragsspitzen abzufedern oder auch um
langfristig immer mal wieder auf Support von außen zugreifen zu können indem man eine bestimmte Projekt- oder Veranstaltungsreihe extern abwickeln lässt. Durchaus auch mal als Urlaubs- oder
Elternzeit-Vertretung.
5. KOSTENSENKUNG
Und spätestens an dieser Stelle wird nun mancher Leser hellhörig.
„Moooment, so ein externer Dienstleister macht das doch auch nicht umsonst.“
Das stimmt natürlich. Aber zu denken, dass Outtasking gemeinhin mit höheren Kosten verbunden ist als die interne Lösung, ist zu kurz und wenig unternehmerisch gedacht. Und häufig schlichtweg falsch!
Die oben genannten Punkte spiegeln ja bereits wieder, dass den Kosten für das Outtasking ein großer Nutzen gegenübersteht.
Abschließend aber noch ein weiteres Beispiel, warum es ökonomisch sinnvoll sein kann, Einzel-Prozesse externen Fachleuten anzuvertrauen:
Investitionen und Ressourcen.
Beim externen Fachmann ist die für das Projekt benötigte Infrastruktur und das Equipment entweder bereits vorhanden oder er verfügt über die Kontakte und das Verhandlungsgeschick, es kostengünstig beschaffen zu können.
Als Privatperson würden Sie doch wahrscheinlich auch nichts kaufen, was Sie vielleicht nie wieder benötigen (und dazu noch lagern müssen).
Fachwissen und Hardware, schön und gut – aber auch die Chemie muss stimmen. Nachdem Sie also zum Beispiel über persönliche Empfehlungen oder Business-Plattformen im Internet potentielle Dienstleister identifiziert haben, sollten Sie an einem Tisch zusammen kommen und sich Ihr eigenes Bild machen.
Ein erstes Treffen kostet in der Regel nichts - noch nicht einmal viel Zeit.
Wichtig: Klären Sie bereits bei der Terminabsprache, dass Sie wirklich die Person kennen lernen möchten, die dann auch zukünftig Ihr Ansprechpartner sein wird.
Die Erfahrung zeigt, dass gerade in größeren Firmen und Agenturen manchmal die Geschäftsführer zwar bei Kundenterminen Präsenz zeigen, in die Abläufe später
aber gar nicht involviert sind.
Für die andere Seite gilt dasselbe. Bei einer ersten Dienstleisterpräsentation sollte -sofern vorhanden - auch ein Vertreter der Fachabteilung dabei sein, der wirklich in die
betreffenden Prozesse eingebunden ist.
Schließlich sind es im Arbeitsalltag dann später doch die "Ruderer" und seltener die "Steuermänner", die mit den Externen zusammen arbeiten.
Ich berate Sie gerne unverbindlich, ob Outtasking auch für Sie in Frage kommt und welche Aufgaben sich besonders gut zur Auslagerung eignen.
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
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