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Outtasking - was es ist und warum es sich sehr wahrscheinlich auch für Ihr Unternehmen lohnt

Der Begriff „Outsourcing“ ist seit Jahren nicht mehr aus den Wirtschaftsnachrichten wegzudenken und wird kontrovers diskutiert. 

Weniger geläufig und doch immer interessanter für Unternehmen wird das Thema Out-TASKING.

Diesem "kleinen Bruder" des Outsourcings möchte ich mich heute im Blog widmen.

Im Gegensatz zum Outsourcing werden beim Outtasking nicht komplette Geschäftsfelder langfristig ausgelagert, sondern – Sie ahnen es – Tasks, also Aufgaben oder einzelne Projekte. Den Umfang bestimmt der Auftraggeber. So bleibt er flexibel und kann sich bei Bedarfsschwankungen oder bei kurzfristigen personellen Engpässen passgenaue Unterstützung holen und dabei dennoch die Kontrolle behalten.

Es gibt unterschiedliche Gründe, aus denen Unternehmen Outtasking nutzen
Im Wesentlichen geht es aber immer um einen oder mehrerer dieser Punkte, die alle mehr oder weniger ineinander greifen:

1. ZEITERSPARNIS

Dass Zeit Geld ist, klingt abgedroschen.
Das macht es aber nicht unwahr.
Übertragt man Mitarbeitern Teil-Aufgaben oder die Steuerung ganzer Projekte, müssen sie Arbeitszeit investieren.

Handelt es sich hierbei um Bereiche,

die nicht regelmäßig anfallen oder sogar komplettes Neuland für denjenigen darstellen, steht der Arbeitsaufwand oft in keinem Verhältnis mehr zum Ergebnis und zur Rentabilität.

Ein externer Profi dagegen kennt sich in seinem Fachgebiet aus.

Er muss nicht erst aufwendig recherchieren, wie bestimmte Abläufe umzusetzen sind und mit welchen strategischen Partnern. Als Profi hat er bereits entsprechende Erfahrungen gemacht und benötigt dementsprechend weniger Zeit. Abgerechnet wird nur die tatsächliche Leistung. 

2. FACHWISSEN

Wer in einem bestimmten Geschäftsfeld als Selbstständiger tätig ist, beherrscht sein Handwerk (oder Dienstleistung) in der Regel aus dem Effeff.

Durch dieses Know-How wird zum einen ein hoher Qualitätsstandard sichergestellt und zum anderen von Anfang an auch das Risiko ausgeschlossen, sich durch Unwissen in folgenschwere und kostenintensive Fallstricke zu verwickeln.

Auftraggeber profitieren aber nicht nur von dem Wissen und der Erfahrung, sondern auch vom Netzwerk des externen Anbieters. Häufig über Jahre gewachsene verlässliche Kooperationen statt „mal eben ins Blaue hinein einen Messebauer ergoogled“.

3. KONZENTRATION AUF KERNKOMPETENZEN

Es ist doch so:

Wenn uns Zahnschmerzen plagen, suchen wir früher oder später einen Zahnarzt auf. Beim Hausbau vertrauen wir einem Architekten oder lassen zumindest mal einen Statiker über die Baupläne schauen. 

 

Im Geschäftsleben dagegen läuft es paradoxerweise manchmal ganz anders ab.

Ein Beispiel. Eine Großveranstaltung mit den wichtigsten Kunden des Unternehmens steht an. Es soll ein Event der Extraklasse mit Wow-Charakter werden, budgetiert wird fünfstellig. Die Außendarstellung und die Kunden liegen dem Unternehmen schließlich am Herzen. Eine eigene Veranstaltungsabteilung hat dieser Mittelständler nicht, dafür aber eine Idee: "unsere Frau Schmidt hat die letzte Weihnachtsfeier doch so toll organisiert". Und bevor sie weiß wie ihr geschieht, landet die Assistentin plötzlich auf dem Treppchen der Auserwählten ganz oben. 

 

Neben der Tatsache, dass die Dame bereits eine wichtige Stelle bekleidet, die sie aus Unternehmersicht doch hoffentlich gänzlich ausfüllt, zeigt die Erfahrung, dass früher oder später doch noch auf externe Unterstützung zurückgegriffen wird weil man die Komplexität maßlos unterschätzt hat.

Oder im schlimmeren Fall, dass man dem eigentlich als Vorzeigeprojekt gedachten Auftritt die mangelnde Erfahrung oder fehlende Zeit leider schon von Weitem ansieht. Ernüchterung auf allen Seiten ist die Folge.

4. ENTLASTUNG INTERNER FACHKRÄFTE

Im Gegensatz zum vorangegangenen Beispiel verfügen vor allem große Unternehmen häufig über eigene Fachabteilungen, sei es im IT-, Marketing-, Personal-, PR- oder Eventmanagement-Bereich.

Aber auch die Mitarbeiter dieser Abteilungen haben nur begrenzte Kapazitäten.

Um Ideen zu entwickeln, motiviert und produktiv bei der Sache zu sein, muss man Luft zum Atmen haben. Bei einer zu hohen Projektdichte auf zu wenige Schultern verteilt ist nur noch ein Abarbeiten des Nötigsten möglich und auf Dauer gerät die Motivation und die Stimmung im Unternehmen gewaltig ins Wanken.
Aus eigener Erfahrung als Projektmanagerin auf Unternehmensseite weiß ich, dass Outtasking eine hervorragende Lösung sein kann – um kurzfristige Auftragsspitzen abzufedern oder auch um langfristig immer mal wieder auf Support von außen zugreifen zu können indem man eine bestimmte Projekt- oder Veranstaltungsreihe extern abwickeln lässt. Durchaus auch mal als Urlaubs- oder Elternzeit-Vertretung.

5. KOSTENSENKUNG

Und spätestens an dieser Stelle wird nun mancher Leser hellhörig.

„Moooment, so ein externer Dienstleister macht das doch auch nicht umsonst.“

Das stimmt natürlich. Aber zu denken, dass Outtasking gemeinhin mit höheren Kosten verbunden ist als die interne Lösung, ist zu kurz und wenig unternehmerisch gedacht. Und häufig schlichtweg falsch!

 

Die oben genannten Punkte spiegeln ja bereits wieder, dass den Kosten für das Outtasking ein großer Nutzen gegenübersteht.

Abschließend aber noch ein weiteres Beispiel, warum es ökonomisch sinnvoll sein kann, Einzel-Prozesse externen Fachleuten anzuvertrauen: 

Investitionen und Ressourcen.

Beim externen Fachmann ist die für das Projekt benötigte Infrastruktur und das Equipment entweder bereits vorhanden oder er verfügt über die Kontakte und das Verhandlungsgeschick, es kostengünstig beschaffen zu können.

Als Privatperson würden Sie doch wahrscheinlich auch nichts kaufen, was Sie vielleicht nie wieder benötigen (und dazu noch lagern müssen).


Fachwissen und Hardware, schön und gut – aber auch die Chemie muss stimmen. Nachdem Sie also zum Beispiel über persönliche Empfehlungen oder Business-Plattformen im Internet potentielle Dienstleister identifiziert haben, sollten Sie an einem Tisch zusammen kommen und sich Ihr eigenes Bild machen.

Ein erstes Treffen kostet in der Regel nichts - noch nicht einmal viel Zeit.

Wichtig: Klären Sie bereits bei der Terminabsprache, dass Sie wirklich die Person kennen lernen möchten, die dann auch zukünftig Ihr Ansprechpartner sein wird.

Die Erfahrung zeigt, dass gerade in größeren Firmen und Agenturen manchmal die Geschäftsführer zwar bei Kundenterminen Präsenz zeigen, in die Abläufe später aber gar nicht involviert sind.
Für die andere Seite gilt dasselbe. Bei einer ersten Dienstleisterpräsentation sollte -sofern vorhanden - auch ein Vertreter der Fachabteilung dabei sein, der wirklich in die betreffenden Prozesse eingebunden ist.
Schließlich sind es im Arbeitsalltag dann später doch die "Ruderer" und seltener die "Steuermänner", die mit den Externen zusammen arbeiten.

Ich berate Sie gerne unverbindlich, ob Outtasking auch für Sie in Frage kommt und welche Aufgaben sich besonders gut zur Auslagerung eignen. 

 

Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!

 

 

 

 

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Eindrücke der Best of Events International 2016

Gestern ging die siebte Auflage der BEST OF EVENTS in Dortmund zu Ende. 

Ein paar meiner persönlichen Highlights jetzt hier in meinem Blog.


Zwei Tage lang standen bei der internationalen Fachmesse für Erlebnismarketing Podiumsdiskussionen, Vorträge und Live Acts auf dem Programm der etwa 10.000 Besucher. Und natürlich wurde wieder "genetzwerkt" was das Zeug hielt.

Das Herzstück der Messe: die Aussteller. Rund 400 Stück waren es dieses Mal und teilten sich auf in Vertreter aus unterschiedlichen Bereichen wie Eventdienstleistungen, Technologie, Catering und Show Acts. Neben alten Bekannten wie dem Zebra Stelzentheater mit ihren wandelnden Rosenbüschen (wieder großartig) gab es auch einige vielversprechende Startups zu erleben.

Beispiel: Sensape Chimp

Kerstin Hellhammer Business Events Bild zeigt einen Messebesucher bei der Best of Events BOE16 in Dortmund am Sensape Messestand

Nichts Böses ahnend schlendere ich durch die Westfalenhallen und begegne plötzlich mir selbst.

Da stehe ich: vor mir im Bildschirm. Und eine Sprechblase über meinem Kopf verrät:

"Ich bin nur wegen den Keksen hier". Erwischt. Der Messestand hat meine volle Aufmerksamkeit.

Die Crew am Stand erklärt mir, dass es sich um ein Digital Signage System handelt, durch das meine Kunden mit ihren Event- oder Messebesuchern interagieren können.

Und das funktioniert so: Sensape Chimp nutzt das sogenannte Magic Mirror Prinzip und reagiert auf die Personen in seiner Umgebung.

Die Inhalte der Sprechblasen variieren passend zu Geschlecht, Alter und Stimmung der Person und beinhalten die vorher für die jeweilige Zielgruppe festgelegten Botschaften. Alternativ kann Chimp auch so programmiert werden, dass statt der Texte je nach Alter und Geschlecht bestimmte Plakate angezeigt werden. Außer bei Messen, Kongressen und Events finde ich den Einsatz auch für den Retail Bereich interessant, um die Passanten beim Schaufensterbummel persönlich anzusprechen.

Fazit für mich als Fan innovativer Eventlösungen: was auf den ersten Blick verspielt daherkommt, ist ein komplexes Marketinginstrument und eine fantastische Möglichkeit, aus der Masse der Anbieter heraus zu stechen, die Aufmerksamkeit der Besucher zu bekommen und sie zum Verweilen am Messestand beziehungsweise zum Besuch im Ladenlokal zu motivieren.

Eine Sensape-Mitarbeiterin am Messestand bringt es im Gespräch mit mir auf den Punkt.

Weniger laut geht es zu bei

Silent Events

Stille Events - ich hab mich wohl verhört!

Zwar kein Neuling mehr auf dem Markt, aber trotzdem dem ein oder anderen Eventverantwortlichen vielleicht noch unbekannt. 

Die Nowak-Steinburg GmbH beschreibt ihr Geschäft mit den Kopfhörern (hier das Produkt Silent Disco) selbst auf ihrer Website so treffend - dem ist nicht viel mehr hinzuzufügen:

"Jeder Gast kann exakt die Lautstärke einstellen, die für ihn richtig ist. Ob Heavy-Metal-Hörer oder Klassikfan – jeder so laut wie er möchte. Wenn man dann mal ein Getränk bestellen will nimmt man einfach die Kopfhörer ab – und zu hören wie hundert Kehlen ohne Playback „Westerland“ singen: unbezahlbar!" 

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Fazit: ich veranstalte zwar keine Disco-Events, aber die Möglichkeiten mit diesem Tool sind vielfältig. So habe ich schon mehrere Kunden und Veranstaltungsformate im Kopf, bei denen die Technik bei wissenschaftlichen Vorträgen, Kongressen (Poster sessions) oder Mitarbeiterevents zum Einsatz kommen könnte.

Paper Box 

Das neueste Produkt aus dem Pariser Hause Procédés Chénel ist ein perfektes Beispiel dafür, dass Funktionalität, Design und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen können. Paper Box könnte man nüchtern bezeichnen als modulares Baukastensystem aus Wellpappe, das im Messe- und Ladenbau Anwendung findet.

Es gibt drei Grundformen: die "Full box" (also komplett geschlossene Box),

die "Window box" (hier sind nur die Rück- und Seitenwände geschlossen) und die dünnere "Side box" als Seitenverkleidung. Neben diesen Elementen gibt es noch Verbindungsrohre und zusätzliche Extras. Was sich nach Bauklötzchen und Leichtgewicht anhört, ist - davon durfte ich mich live überzeugen - ein höchst stabiles, schwer entflammbares und nahezu endlose Möglichkeiten bietendes Modulsystem, das uns zukünftig sicher noch häufiger begegnen wird. 

Überzeugen konnte die Paper Box 2015 bereits die Jurorenteams des Green Product Awards und des Designerpreises Focus Open.

Entwickelt und mit Herzblut versehen wurde die Paper Box übrigens von der Kreativschmiede spek DESIGN aus Stuttgart.

Sophie Chénel höchstpersönlich hat mir netterweise die Bilder zur Verfügung gestellt. Merci.

Wem diese drei Beispiele (hoffentlich) nicht reichen, der sollte sich schon mal den Termin für die Messe 2017 eintragen:

Am 18. und 19. Januar geht es wieder los in den Westfalenhallen. 

 

Wir sehen uns ...

 

 

#BOE16 #BOE17

 

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